Optimo Service AG: Mobile Instandhaltung

Die Optimo Service AG ist ein vielseitiges, marktorientiertes Serviceunternehmen mit starker Prozess- und Kundenorientierung. Mit professionellen Dienstleistungen für Industrie, Gewerbe und Verwaltung sowie innovativen Servicelösungen steigert Optimo Service die Wettbewerbsvorteile ihrer Kunden.

Ausgangslage in der Instandhaltung

Bei Optimo Service ist Microsoft Dynamics NAV (Navision) im Einsatz. Die Zeiterfassung für sämtliche Mitarbeiter ist von der Firma RTM Systems. Die Servicetechniker der Instandhaltung füllen von Hand Auftragsrapporte aus. Zusätzlich müssen sie ihre Arbeitszeiten in einem Wochenrapport zusammenfassen. Alle Rapporte werden später manuell in den entsprechenden Systemen erfasst.

Durch die mobile Instandhaltung sollen die Servicetechniker mit einer zeitgemässen Lösung ausgestattet werden. Mit Hilfe eines mobilen Endgerätes inklusive Barcodescanner rapportieren die Servicetechniker zukünftig ihre Leistungen (Zeit, Material, Arbeiten) und Arbeitszeiten elektronisch.

 

Eingesetzte Technologien

• Visual Basic
• Scrum
• MC65

Lösung für mobile Instandhaltung

Für den Bereich Instandhaltung, mit den Standorten Winterthur und Zürich, wurde durch syfex eine mobile Instandhaltung namens „KAIROS“ realisiert. Die Lösung ist über eine automatische Schnittstelle mit Microsoft Dynamics NAV (Navision) verbunden. So werden Stammdaten (Objekte, Material, Kunden, etc.) und Aufträge von Navision an „KAIROS“ übermittelt und Rückmeldungen (Leistung, Material) zurück an Navision geschickt.

Sämtliche von der mobilen Instandhaltung benötigten Daten sind in einer zentralen Datenbank gespeichert. Die Innendienst Mitarbeiter können über eine eigene Web Anwendung (sog. „Management Konsole“) jederzeit den Status der Aufträge und die Zeitstempel der Servicetechniker überwachen. Ausserdem werden über die Management Konsole Rückmeldungen freigegeben und Benutzereinstellung geändert. Über einen weiteren Menüpunkt können von berechtigen Benutzern verschiedene Auswertung abgerufen werden.

Die Servicetechniker stempeln ihre Arbeitszeiten und erstellen zu jedem Auftrag ihre Arbeitsrapporte mit Hilfe eines robusten, mobilen Endgerätes. Auf dem elektronischen Arbeitsrapport werden zu jedem Serviceobjekt Arbeitsstunden, Material, Fahrzeiten und Kilometer sowie die ausgeführten Tätigkeiten inklusive Kundenunterschrift erfasst. Das Material kann mit einem Barcodescanner schnell und fehlerfrei gescannt werden. Weiter können zu Dokumentationszwecken über die eingebaut Kamera auch Fotos gemacht werden. Nach Abschluss der Arbeit wird der Arbeitsrapport als PDF zum Kunden geschickt.

Die mobile Instandhaltung überzeugt die Endanwender durch eine flüssige und schnelle Bedienung, übersichtlich aufgebaute Bildschirmmasken und die geführte, prozessorientierte Gestaltung der Dateneingabe. Ein wichtiger Vorteil der mobilen Anwendung ist auch ihre Offline-Fähigkeit. So kann die Anwendung jederzeit auch ohne Mobilfunk Verbindung genutzt werden. Die Daten werden auf dem Endgerät gespeichert und an Navision übertragen, sobald die Verbindung wieder verfügbar ist.

 

Nutzen der mobilen Instandhaltung

• Hier einige Nutzen der eingeführten mobilen Instandhaltung im Überblick:
• Erhöhte Effizienz durch Reduzierung des administrativen Aufwandes durch vollständige Integration der mobilen Instandhaltung in Microsoft Dynamics NAV
• Verbesserte Qualität der Arbeitsrapporte durch Einsatz von Barcode – Material und Ersatzteile sind immer mit korrekten Nummern und Bezeichnungen auf dem Rapport
• Höhere Aktualität für die Kunden – Arbeitsrapporte werden von der mobilen Instandhaltung dem Kunden sofort nach Auftragsende als PDF per Email zugestellt
• Durchgängige Datenflüsse und beschleunigte Prozesse von der Erstellung des Instandhaltungsauftrags in
• Navision bis zur Datenauswertung
• Lückenloser Nachweis aller Tätigkeiten der Servicetechniker inklusive Übermittlung der Zeitstempel an das
• Zeiterfassungssystem von RTM Systems
• Benutzerfreundliche Abbildung der Geschäftsabläufe auf den robusten Endgeräten vom Typ Motorola MC65